一个朋友帮小孩当护照推荐人，收到信要确认小孩信息，
需要用公司抬头纸回复，可是公司规定不允许员工用抬头纸写私人信件啊
Please reply on business headed paper where available using the enclosed prepaid label.
信上这样写，那如果不available, 只用普通白纸回复，需要特别解释一下吗？
我们也遇到这个情况，当时都准备找其他人另交一份申请了，后来那个担保人用白纸给他们写了封信，解释了一下，很快我们就收到电话，说已经批了，会马上寄回来。
你让那个担保人写信解释一下。
我觉得他们是在流程里加了一个这个要求，所以受到的申请都自动得到这个回复，但实际上很多人都拿不到抬头纸，或者不许用，所以批护照的部门人工处理一下。
用白纸就可以的
白纸写信，另附一张空白公司抬头纸。一句话就解释过去了
出现这种情况一般是孩子的父母没有结婚，passport office 要确认推荐人确实真的签字了。不用抬头纸也行，但最好是打印的。