不正确发放工资，英国时装零售商Next将被重罚？！
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2022-08-12 16:39 Posted on 英国
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本周，各大媒体刊登了一则头条，很快引发热议。新闻称，英国税务和海关总署（HMRC）将会调查英国知名时装零售商Next，查看他们是否向一些员工支付了低于英国最低工资标准的工资。
据了解，该公司在引入新的薪资系统后，数千名员工收到了不正确的工资。一旦确认Next公司确实违规了，英国税务机关则对该公司进行处罚。
究竟是怎么回事？
这一则新闻对各位商家们来说有着提醒和警示的作用，如果您想来英国或者已经在英国开公司了，弄清薪资的规则很重要。
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系统出错，向员工支付错误工资？
据《星期日泰晤士报》报道，在2022年初，时装业巨头之一Next公司试图用Oracle公司的系统取代其内部工资系统时，不知道出于什么原因，系统发生一些问题，导致周薪和月薪员工的工资少付和多付。许多员工面临着巨大的经济困难，有些人甚至无法买得起公交车票。
Next对外称：“我们承认许多同事感到沮丧，并重申我们真诚的歉意。”
据报道，Next公司已确认调查正在进行，现在，该公司被认为是 "中等风险 "的企业纳税人。如果该企业被发现有违规行为，英国税务机关可以对企业进行处罚，处罚金额最高为雇员工资的****200%（拖欠低于最低工资标准的这些员工）。
Next承认，这些错误给那些工资不足的人和那些工资由国家福利补足的人造成了巨大的困扰。鉴于这些问题，目前，该公司已经引入了一个单独的IT系统来交叉检查Oracle的输出，以减少错误的支付。在最近一轮的工资中，43000名员工中的错误数量为219个。
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企业在薪资系统方面
容易发生哪些错误？
英国法律规定，所有雇员都有权为他们提供的工作或服务获得报酬。雇主有责任按时支付员工的工资。因此，延迟支付工资以及支付错误工资都可被视为非法行为。雇员可以向有关部门举报，申请相关赔偿。
接下来，如果雇主没有或拒绝正确操作法定薪酬，英国税务和海关总署（HMRC）或独立法庭会对雇主进行处罚。
这些处罚虽然是民事处罚，不是刑事处罚。但是，如果发现雇主故意不遵守最低薪资规定，并且拒绝配合调查的话，税务机关有权决定是否进行刑事调查，甚至起诉该公司。此外，税务机关还会通过公布名单的方式向大众通报批评这些企业！
近年来，除了Next外，其他几家零售商，包括John Lewis、Iceland和Argos，都曾因违反最低工资法而受到调查并且进入税务局的“黑”名单中。然而，其中许多是因为不知道法规造成的失误，都是无意的。近段时间，Asda公司也发现持续少付员工工资的情况，该公司和Next一样，都将此归咎于薪资系统的问题。
腾邦会计事务所知道，薪资管理的复杂性是让人感到困惑的，复杂的系统以及立法等情况都会导致错误少付、多付或其他不合规的情况发生。复杂的薪资结算以及发放程序往往是客户来找我们的原因。多年来，我们确实也目睹了许多客户的错误。我们认为，企业或公司雇主应该确切地了解哪些薪资问题需要避免，以及如何解决这些问题会很有帮助。
在这里，我们汇编了薪资系统中最常见的五个错误，大家可以好好看看：
第一，不遵守HMRC的规定
当您运行工资单时，您需要向英国税务和海关总署（HMRC）报告工资单信息。如果您没有向HMRC报告正确的信息，或者没有及时提交信息，您可能会被收取罚款。许多企业不知道有这么一回事，或者没有及时上报，最后陷入麻烦。
第二，未能按时发工资
当您在处理许多任务时，错过工资单截止日期是很容易发生的，这是企业最常见到的错误之一。然而，不幸的是，这是一个非常昂贵的错误，对于延迟支付PAYE和国民保险的处罚，在一个纳税年度内有1-3次违约的话，处罚率为1%，并不断增加，还有利息。此外，还有额外的逾期付款罚款。
第三， 雇员的错误分类
错误分类指的是雇员或承包商被错误地归入其他身份。比如说，承包商和自由职业者没有资格享受与雇员相同的权利，例如假期津贴和养老金。如果您把这些混为一谈，您会发现自己陷入了困境。
第四，使用错误的税号
让薪资团队感到头疼的是，不小心使用错的税号。最后，员工可能会支付比他们需要的更多的税款，或者是不够的税款。
第五，过分依赖软件
薪资发放软件绝对是人力资源和会计团队的救星，这些软件可以提高整个企业的效率。然而，如果没有正确的培训或足够的经验，使用薪资管理软件可能会造成更多的问题。正如Next公司一样。
第六，缺少专业人员
企业最常犯的薪资错误之一是没有对员工提供足够的培训，或雇用一些没有经验的员工来处理薪资问题。内部管理薪资需要训练有素的人员，他们拥有相关的专业技能、知识和资格，以确保薪资的准确和及时处理。没有经验的员工可能无法遵守当前的立法，如HMRC的RTI和自动注册，并可能做出不正确的雇员扣除和修改，比如说国民保险缴款（NICs）和学生贷款。
您可别小看以上错误，它们会带来以下影响：
- 增加员工对金钱的担忧
- 降低生产力
- 失去最佳人才
- 给您带来较差的品牌声誉
- 增加成本（除了发放多余的工资外，薪资单错误还涉及到另一个成本问题：罚款。）
- 花费更多时间来纠正错误
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如何避免犯工资单的错误？
在文章的最后，我们给大家总结几个小技能，教您如何避免薪资错误：
方法一：保持准确的个人记录
一定要记住了，您的同事在公司工作期间可能会经历重大的生活变化，所以需要及时更新他们的详细资料，以应对可能影响工资的新情况。比如说，这可能是他们的婚姻状况、升职加薪、税收减免，甚至地址的改变。总之，您需要不断更新员工的信息，以正确的方式进行记录和处理。值得提醒的是，您需要主动去更新，不要认为他们一定会告诉您。
方法二：理解公司养老金原则
公司养老金是在2012年推出的，因此雇主有养老金法律规定的 “义务”。作为一个雇主，您需要理解公司养老金原则，把某些员工纳入养老金计划，您将为其缴费。
方法三：进行审计
进行审计将让您评估目前的流程，并帮助确定任何实施更有效程序的机会。您需要评估您的人力资源和薪资软件系统和做法，这样您就可以找到任何陈旧的、不准确的或不够安全的要素。
方法四：理解国际立法以及掌握最新的薪资立法
您的企业是否在多个国家经营？如果是的话，您需要处理复杂的国际薪资管理问题。每个国家都有自己的规则和条例，您需要跟上他们的步伐。同时，您还需要跟上本国不断发生变化薪资立法。怎么做呢？多关注新闻和政府网站，参加薪资研讨会、观看网络研讨会和参加行业会议可以帮助提高您的知识。
方法五：仔细检查数据
有时，工资单发生错误是因为员工入职信息不正确。企业可以通过对新入职员工和他们的经理使用验证程序来纠正，这样就可以确认他们的姓名、国家保险号、银行账户细节和其他相关信息。此外，数据安全也是需要考虑的问题。如果您没有正确的保障措施，人们可以窃取员工的信息。
方法六：定期培训员工
如果您有一个内部薪资团队，您需要确保他们接受过充分的培训，学习相关专业知识。
方法七：外包给专业的会计师团队
如果您的组织本身没有能力做这件事，您可以将您的工资单外包。对于任何希望保证其薪资计算正确的企业来说，薪资外包是一个越来越受欢迎的解决方案。
腾邦会计事务所在这一方面有着多年的经验，我们专门为客户提供量身定做的工资单外包解决方案。凭借我们的专业知识、软件和高质量的服务，我们可以确保快速、可靠和安全的工资单处理，为您的企业节省宝贵的时间和金钱。
腾邦会计事务所不仅会计算好您支付给员工的薪资，而且还会确保您符合新的自动养老金法规。我们经验丰富的薪资经理将协助选择正确的养老金计划，处理员工选择退出养老金计划的问题，提供电子工资单和员工登录，以访问自动注册的通信和其他一般的薪资和养老金注册查询。选择我们的薪资和自动养老金注册服务将会减少薪资人员的成本，并消除支付软件的费用。
如果您正在为了公司的薪资系统而挣扎，不要犹豫，请立刻联系我们的会计师，讨论与您的工资单有关的任何问题。
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